采购业务供应商环节内控流程示例

编辑:国际内控协会ICI中国总部
时间:2016-12-22 14:12
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采购,是指企业购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。采购环节是企业生产经营活动的起点,既是企业“实物流”的重要组成部分,同时又与“资金流”密切相关。采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链情况,在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽然不很复杂,但蕴藏的风险却是巨大的。《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》(简称采购指引),对采购的主要流程进行了梳理,明确了采购业务的主要风险点,有针对性地提出了相应的控制措施。


(一)采购业务内部控制的意义

美国注册舞弊稽查师协会(ACFE)将舞弊分为三类:盗用资产、腐败和虚假财务报表。而其中,腐败是导致公司财产直接损失的最主要手段,而在腐败中,最常见的就是在采购过程中收受供应商的好处。

正因如此,规范采购流程、明确采购业务的关键风险点、提出针对性的控制措施,对促进企业合理采购,满足生产经营需要,规范采购行为和防范采购风险具有重要意义。


(二)采购业务的总体要求

1.完善采购管理制度

企业应当结合实际情况,全面梳理采购业务流程,完善采购业务相关管理制度。企业实务中,需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划,采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后,统筹安排采购计划,按规定的权限和程序审批,并明确购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限。确保管理流程科学合理,能够较好地保证物资和劳务供应顺畅。

2.严格执行与监控

企业采购部门按照采购计划办理采购业务,选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、落实责任制,建立价格监督机制,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保采购的物资和劳务能够经济、高效地满足企业的生产经营需要。


(三)采购业务流程范围

企业采购业务流程涉及:

1)       编制需求计划和采购计划

2)       请购

3)       审批

4)       供应商评选

5)       确定采购价格

6)       订立框架协议或采购合同

7)       管理供应过程

8)       验收

9)       退货

10)    付款

11)    会计控制,等等。

下面以某单位供应商评选流程为例展开介绍流程设计与控制措施。


(四)示例:某单位供应商评选内控流程示例

供应商评选,即确定采购渠道。这是采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是:缺乏供应商评估和准入制度以及供应商管理系统和淘汰制度,供应商评估不严和选择不当,可能导致采购物资质次价高、甚至出现采购舞弊行为等。

主要控制措施如下:

1.建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格的供应商清单,并按规定的权限和程序审核批准后,纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

2.采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则,择优确定供应商,在切实防范舞弊风险的基础上,与供应商签订质量保证协议。

3.建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价,根据考核评价结果,提出供应商淘汰和更换名单,经审批后对供应商进行合理选择和调整,并在供应商管理系统中作出相应记录。


示例1:某单位采购业务供应商评选流程图

内控1.jpg

示例2:某单位采购业务供应商评选风险控制清单


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